Thủ tục thẩm tra tài liệu hết giá trị

a. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị

+ Nhận qua đường Bưu điện.

+ Nhận trực tiếp:

Hồ sơ chưa đủ, chưa đúng: Hướng dẫn cho người nộp hồ sơ làm lại.

Hồ sơ đầy đủ: Nhận hồ sơ.

- Bước 2: Văn thư trình Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp xem xét, đề xuất chuyển phòng chuyên môn.

- Bước 3: Hồ sơ chưa đủ, chưa đúng trả lại cơ quan, tổ chức đề nghị thẩm tra để bổ sung (trường hợp nhận hồ sơ qua đường Bưu điện).

- Bước 4: Hồ sơ đủ, đúng tiến hành thẩm tra hồ sơ và thẩm tra thực tế tài liệu.

- Bước 5: Dự thảo Công văn cho ý kiến về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.

- Bước 6: Trình Sở Nội vụ ký văn bản thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Bước 7: Chuyển Công văn cho ý kiến về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị đến cơ quan, tổ chức đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị.

b. Cách thức thực hiện: Tiếp nhận qua Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hậu Giang.

c. Thành phần, số lượng hồ sơ

* Thành phần hồ sơ

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d. Thời hạn giải quyết: Không quá 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra.

đ. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang.

e. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hậu Giang.

g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Công văn cho ý kiến về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.

h. Lệ phí: Không có.

i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Mẫu 01: Danh mục tài liệu hết giá trị;

Mẫu 02: Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

Mẫu 03: Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

Mẫu 04: Công văn về việc đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị.

k. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Quyết định số 908/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2015 của UBND tỉnh Hậu Giang về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang.